Felix Reda

My question to the Commission

27 January 2015 / E-001076-15
Subject: Barriers to accessing Commission documents

Since 2014, anyone requesting access to Commission documents under the terms of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents has had to provide a postal address as part of the procedure. As a result, online portals such as asktheeu.org, which have been set up to guide people through the process of requesting information from the institutions, are now more difficult to use. According to the Commission team responsible for dealing with requests for access to documents, the decision to require provision of a postal address was prompted by fears that the right to information was being misused.

1. Can the Commission provide details of every improper request for access to Commission documents made since Regulation (EC) No 1049/2001 came into force?
2. Which of these improper requests were prevented because a postal address was required, and which of them could have been prevented had such a requirement already been in place?
3. What specific organisational, legal or technical measures does the Commission intend to take, and by when, to make access to its own documents easier for everyone or for specific target groups?

Commission response (German)

Antwort von Vizepräsident Timmermans im Namen der Kommission (12.6.2015)

1. Die Kommission strebt bei ihrer Arbeit nach höchster Transparenz und bemüht sich darum, der Öffentlichkeit über ihre proaktiven Kommunikationskanäle alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen und das in Artikel 15 Absatz 3 AEUV vorgesehene Recht auf Zugang zu Dokumenten in vollem Umfang zu gewähren.

Die Kommission verlangt seit dem 1. April 2014 von Antragstellern, die Zugang zu Dokumenten der Kommission wünschen, die Angabe einer postalischen Adresse, um

– sicherzustellen, dass Entscheidungen über Anträge auf Zugang zu Dokumenten dem Antragsteller im Einklang mit den rechtlichen Anforderungen (Artikel 297 AEUV) ordnungsgemäß per Einschreiben mitgeteilt werden können;

– das Datum des Eingangs der Antwort auf den Antrag festzuhalten, falls der Antragsteller einen Zweitantrag auf Zugang zu Dokumenten stellen, Klage vor Gericht erheben oder eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einlegen will, da in diesen Fällen jeweils strikte Fristen gelten;

– bei der Übermittlung von Daten an Empfänger in einem Drittland gemäß Artikel 9 der Datenschutz-Verordnung 45/2001 zu prüfen, ob hinsichtlich personenbezogener Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist;

– zu ermitteln, ob Antragsteller versuchen, die Bestimmungen der Verordnung 1049/2001 zu umgehen, indem sie unter Nutzung verschiedener Identitäten mehrere Anträge stellen (im Zeitraum 2012/13 gingen bei der Kommission 57 Zweitanträge ein, bei denen sich letztlich herausstellte, dass sie alle vom gleichen Antragsteller, der unter 13 verschiedenen Identitäten agierte, stammten).

Wie die Kommission auf dem Antragsformular für den Zugang zu Dokumenten angibt, werden personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften behandelt. Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) hat dies mehrfach bestätigt und vertritt die Auffassung, dass die Kommission sich mit der Forderung, bei Stellung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten gemäß der Verordnung 1049/2001 eine postalische Adresse anzugeben, auf die am wenigsten invasive Ausweispflicht beschränkt und keine personenbezogenen Daten verlangt, die über die Zwecke, für die die Daten erhoben und verarbeitet werden, hinausgehen.

2. Die Kommission führt nicht über alle seit 2001 eingegangenen „missbräuchlichen“ Anträge Buch. 2012/13 gingen 57 Zweitanträge ein, die allem Anschein nach von einem einzigen Antragsteller stammten, der 13 verschiedene Identitäten nutzte.

Nach den 57 Anträgen, die sich stilistisch und inhaltlich stark ähnelten, sind, seitdem die Kommission eine postalische Adresse verlangt, keine vergleichbaren Anträge mehr eingegangen. Leider sind keine Angaben zur Anzahl verhinderter missbräuchlicher Anträge möglich, da solche Anträge schlichtweg nicht gestellt wurden.

3. Die Kommission hat den Zugang zu ihren Dokumenten über ihr Dokumentenregister und die Webseiten der Generaldirektionen vereinfacht. Sie erhält jedes Jahr mehr als 6 000 Anträge auf Dokumenteneinsicht und gewährt in über 80 % der Fälle (teilweisen) Zugang. Eine weitere Ausweitung dieser aktiven Transparenz wird derzeit im Rahmen des Pilotprojekts „Zugang zu Dokumenten“ („PublicAcess.eu“) geprüft.